Of je nu voor of tegen telewerken bent, de instructies van de overheid zijn duidelijk: we zullen er de komende weken aan moeten wennen.

Zelf telewerken we al sinds het prille begin van Alan. Daardoor hebben we vrij veel kennis over het onderwerp verzameld, en die delen we graag in deonze kleine (onvolmaakte en onvolledige) telewerkgids. Voor alle duidelijkheid: deze gids is niet voor iedereen even geschikt en uiteindelijk moet je zelf uitmaken wat werkt voor jou, maar we hopen alvast dat deze tips een goede basis kunnen vormen. 😊

Organisatie van je werkplek 

Basismateriaal: een goed bureau, een goede stoel, een goed scherm en een goede geluiddempende koptelefoon.

In dit artikel vind je tips om je persoonlijk leven te bewaken als je telewerkt. Hierbij alvast enkele praktische tips wanneer je je werkplek inricht.

  • Zorg als het enigszins mogelijk is voor een ‘echt’ thuiskantoor, afgescheiden van de plaatsen waar je je ontspant. Werk dus niet vanuit je luie zetel of je bed.
  • Werk bij voorkeur dicht bij het venster, zodat je voldoende daglicht hebt.
  • Houdt de huidige situatie langer aan dan je dacht? Aarzel dan niet om te investeren in een comfortabele stoel en een scherm dat geen pijn doet aan je ogen.
  • Als je je woning deelt met je partner en/of kinderen, is stilte of geluidsisolatie een echt pluspunt. Een goede geluiddempende koptelefoon kan wonderen doen.

Communicatie

Tenzij je werk heel schriftelijk gericht is, verloopt spontane interactie op kantoor meestal mondeling. Of je nu een vraag hebt, een idee wilt uitleggen of een project bespreken: mondelinge communicatie is de eerste reflex.

Als je telewerkt, worden die mondelinge gesprekken noodzakelijkerwijs vaak vervangen door schriftelijke communicatie. Dat kan je parten spelen als je het niet gewoon bent. Het is belangrijk dat je de juiste communicatietools kiest, kijkt hoe ze elkaar kunnen aanvullen en afspraken maakt over nieuwe methodes.

Schriftelijke conversaties

Basistools: Slack, Microsoft Teams of WhatsApp.

Voor schriftelijke conversaties gebruiken we zelf meestal Slack, een instant messenger waarmee je zowel live als offline kunt werken. Met schriftelijke conversaties:

  • kun je alle informatie en vragen bijhouden, zodat je gemakkelijk de antwoorden kunt terugvinden;
  • heb je een goed evenwicht tussen spontaniteit en afstand, zodat je van communicatiekanaal tool kunt veranderen als dat nodig is;
  • respecteer je ieders werkwijze, want de discussie kan voor sommigen live plaatsvinden en voor anderen asynchroonin uitgesteld relais.

Enkele beperkingen:

  • Je hebt soms de neiging tot zelfcensuur, waardoor je minder vragen gaat stellen, terwijl je vaak juist meer vragen moet stellen als iets niet duidelijk is.
  • Het is soms moeilijk om de juiste toon te vinden, wat kan leiden tot misverstanden. Probeer jezelf zo helder mogelijk uit te drukken. 
  • Deze tools zijn niet bedoeld voor projectmanagement of volledig openvrije discussies. Het is belangrijk dat je je daarvan bewust bent, zodat je indien nodig kunt overstappen op andere tools (zie hieronder).

Mondelinge conversaties

Basistools: Google Hangouts, Zoom, Skype – of je telefoon!

In normale omstandigheden denk je zelden na over tools voor mondelinge conversaties. De oeroude methode van het praatje rond de koffiemachine heeft immers al lang zijn waarde bewezen. Maar kijk: in tijden van lockdown beseffen we pas goed dat de mondelinge conversaties die we vanzelfsprekend vonden, nuttiger zijn dan we dachten.

Dankzij tools voor livegesprekken kun je: 

  • een alternatief vinden voor vergaderingen;
  • praten met anderen om de juiste gemoedstoestand te creëren (elkaar motiveren, creativiteit stimuleren enz.);
  • het menselijk contact onderhouden, bijvoorbeeld om stress te verlichten of spontaan dingen te delen die je daarom nog niet wilt neerschrijven, met name omdat je niet altijd een schriftelijk spoor van elk gesprek wil hebben.

Enkele beperkingen:

  • Als er tijdens het gesprek iets interessants wordt gezegd voor het werk, moet je notities nemen of een verslagje maken voor de afwezigen.
  • Mondelinge conversaties zijn onverenigbaar met andere activiteiten. Je voert ze dus beter tijdens ontspanningsmomenten.
  • De betrouwbaarheid van deze tools hangt af van ieders materiaal. Het is soms beter om een tijdje van tevoren in te loggen om te controleren of alles goed werkt voor het gesprek begint. 

Teamorganisatie

Basistools: Trello en Basecamp voor Notion-projectmanagement, of andere wiki-tools als Notion om je kennis te delen.

We schreven het al: communicatie is van cruciaal belang. Maar tools voor live discussies en videoconferenties zoals Slack en Hangouts zijn daarom niet geschikt voor langdurige projecten die door verschillende mensen moeten worden gecoördineerd. 

Voor teamwork gebruiken we zelf bij voorkeur tools zoals Trello-tabellen. De kolommen bevatten cases die kunnen worden bewerkt, met fiches, bestanden, afbeeldingen en links die je kinderlijk eenvoudig kunt verplaatsen. Het is een beetje als een whiteboard vol post-its, behalve dat de post-its oneindig lang kunnen zijn en het whiteboard overal en door iedereen kan worden geraadpleegd en aangepast.

Het nadeel van zo’n flexibel instrument is dat je het voor alles gaat gebruiken, ook voor dingen waarvoor betere tools bestaan. Dat is een van de redenen waarom we Notion gebruiken om onze vakkennis en terugkerende processen op te slaan. Een goed geformatteerde, gemakkelijk doorzoekbare en toegankelijke kennisdatabank is een goudmijn als je geïsoleerd bent, elk in je hoekje, in omstandigheden waar je soms bang bent om vragen te stellen.

Transparantie en vertrouwen

Begint je team nu pas met telewerken vanwege de lockdown of heb je het al eerder gedaan? In elk geval moet je beseffen dat de huidige omstandigheden ongezien zijn. Zelfs als je denkt dat je al goede praktijken toepast, is onze omgeving zo veranderd dat je zeker nieuwe gewoontes zult moeten aanleren en fouten zult maken. Dat is normaal.

Wees eerlijk tegen jezelf en je medewerkers. Zelf hebben we een online spreadsheet gemaakt waarop alle medewerkers konden invullen hoezeer hun werk zou kunnen worden beïnvloed. Iedereen heeft zijn beperkingen en beschikbaarheid voor de komende periode aangegeven. Dat is belangrijk voor de mensen met wie je werkt, maar ook voor jezelf, om je eraan te herinneren en zwart op wit neer te schrijven dat het werk misschien niet zo efficiënt zal verlopen als gewoonlijk. Zolang je er maar duidelijk over praat, is dat ook niet zo erg.

Als iedereen er open over is, wordt het veel makkelijker om elkaar te vertrouwen. Het worst case scenario is dat er een klimaat van wantrouwen ontstaat waarin iedereen elkaars werk controleert. Iedereen moet zijn best doen om de beperkingen van de corona-epidemie te verzoenen met de uitoefening van zijn beroepsactiviteit. Aarzel dus niet om dagelijks aan te geven wanneer je een pauze neemt en wanneer het jouw beurt is om voor de kinderen of anderen te zorgen. De epidemie verandert ieders leven, dus aarzel niet om erover te praten.

Zelforganisatie

Basismateriaal: Trello, Todoist of een notitieboekje

Normaal wordt je werkritme op kantoor mee bepaald door de collega’s om je heen. Als je telewerkt, valt die routine weg. Om efficiënt te werken moet je dus zelf voor die organisatie zorgen.

Enkele goede praktijken:

  • Stel een vast werkschema op en houd je eraan. Het is niet omdat je computer binnen handbereik is, dat je er ook buiten de werkuren aan vastgeplakt moet blijven. Desnoods berg je hem weg!
  • Begin de dag met een duidelijk idee van wat je moet gedaan krijgen.
  • Als je de hele dag door dingen blijft toevoegen aan een eindeloos lange, denkbeeldige lijst, heb je nooit het gevoel dat je klaar bent met wat je wilde doen. Zeker als je thuis werkt, is dat een valkuil.
  • Eindig de dag met een opsomming van wat je daadwerkelijk hebt gedaan, en eventueel wat je van plan bent om morgen te doen.

Om dergelijke goede praktijken aan te houden bestaan er heel wat lijstjestools. De voldoening dat je een afgewerkte taak kunt schrappen, dat je een visueel overzicht krijgt van wat nog gedaan moet worden, dat je niet in je achterhoofd bezig bent met wat je nog moet doen of dat je je taken gewoon kunt opschrijven: lijstjes zijn een grote verlichting voor je dagelijkse leven.

Todoist is een uitstekend hulpmiddel om je eigen lijstjes te beheren. Anderen zweren bij een papieren notitieboekje en een pen. Nog anderen geven de voorkeur aan een samenwerkingstool als Trello, omdat ook hun collega’s zo een overzicht krijgen van hun werklast, wat vragen voorkomt die beginnen met: “Heb je tijd om …?”.

Tot slot: zorg voor jezelf

Ga zo veel mogelijk naar buiten, neem de tijd om te ademen, drink regelmatig iets en strek af en toe je benen: zeker in tijden van lockdown kan een sedentaire levenswijze verraderlijk zijn!

Andere informatiebronnen (in het Engels)

Doeltreffend telewerken is slechts één van de vele vaardigheden die je in deze periode van lockdown moet onder de knie krijgen. Om je te helpen bij de grote uitdagingen die de coronacrisis meebrengt, hebben we al onze antwoorden op jullie vragen over het coronavirus online gezet.